My day – asiakaspalvelun arkea

Aloitin työskentelyn Revanssin asiakaspalvelussa viime marraskuussa ja takana on mielenkiintoiset yhdeksän kuukautta. Uutta tietoa on tullut ovista ja ikkunoista ja koska aikaisempaa kokemusta minulla ei jätealalta ollut, on uuden työn mukana tullut suuri tietomäärä ollut toisinaan hurjaa, mutta myös palkitsevaa ja opettavaista. On ollut kiva huomata, että koskaan ei jää yksin, vaan apua löytyy aina, varsinkin ammattitaitoisesta ja auttavasta lähitiimistä. Unohtamatta myöskään omistajayritystemme työntekijöitä, urakoitsijoita ja yhteistyökumppaneita. On ollut myös mukava huomata, että kärsivällisyyttä löytyy kaikilta, vaikka samasta asiasta joutuisi kysymään useampaankin otteeseen.

Kesä ja varsinkin heinäkuu on osoittautunut ainakin asiakaspalvelun tontilla rauhalliseksi, niin kuin monella muullakin alalla kesälomien pyöriessä ja työhälinän rauhoittuessa. Nyt onkin ollut hyvin aikaa hoitaa rästihommia, sekä tietysti ottaa hieman rauhallisemmin ja nauttia kesästä sekä niistä kahdesta aurinkoisesta päivästä, joita Suomen kesään perinteisesti siunaantuu 😁

Työnkuvaani kuuluu mm. asiakaspalvelun saapuviin puheluihin ja sähköposteihin vastaaminen, laskutus sekä henkilöstö- ja laatupuolen tehtävät. Koen, että pienemmän yrityksen etuina on ehdottomasti työnkuvan monipuolisuus ja pääsee herkemmin osallistumaan asioihin myös ns. oman tontin ulkopuolelta. Ja tämähän sopii minulle paremmin kuin hyvin!

Tänään kello soi seitsemältä. Yhtäkkiä huomasinkin, että kello olikin jo puoli kahdeksan. En ole aamuihminen, joten monesti saatan hieman torkutella, ennen kuin saan itseni ylös sängystä ja olen valmis uuteen päivään. Sinänsä kiirehän minulla ei vielä ollut, koska asiakaspalvelumme aukeaa kello kahdeksan. Avasin koneen, mutta rehellisesti ensimmäisenä mielessäni eivät olleet saapuneet sähköpostit, vaan ehdottomasti aamukahvi. Ei siis muuta kuin tukka nutturalle, kotivaatteet niskaan ja kahvin keittoon.

Aloitan työpäiväni käymällä aina ensimmäiseksi saapuneet sähköpostit läpi. Postissa olikin odottamassa useampi tyhjennystilaus asiakkailta sekä muutama tiedustelu jätteiden vastaanotosta ja nämä tulikin hoidettua ensimmäisenä pois alta. Tilauksia ja muitakin yhteydenottoja tulee päivän mittaan useampia sekä puhelimella että sähköpostitse ja välillä kysymyksiin vastaaminen vaatii jopa hieman ”salapoliisityötä” tai apuja työkavereilta. Kun saapuneisiin yhteydenottoihin on reagoitu, jatkan päivääni päivittäisillä rutiinihommillani. Tänään eletään kuun alkua, mikä tarkoittaa kuunvaihteen laskutusta. Tekemistä onkin hiukan enemmän kuin ns. normipäivänä. Tavoitteeni on saada aina laskutukseen liittyvät hommani tehtyä ennen puolta päivää, jotta myynnille jää myös tarpeeksi aikaa hoitaa omat työnsä laskutuksen osalta. Kaikilla painaa aikaraja päälle, mutta tiimityöllä ja rennolla viestimisellä saadaan monesti kinkkisimmätkin hommat hyvinkin nopeasti maaliin. Tästä tekee myös mielenkiintoista se, että asiakaspalvelumme puhelin on auki arkisin klo 16 saakka ja keskeytykset kuuluvatkin osaksi päivittäistä työskentelyä.

Työssäni kaikista parasta on ehdottomasti asiakaspalvelutilanteet. Omalla kohdallani nämä tapahtuvat pääsääntöisesti puhelimitse, sillä työpisteeni sijaitsee muutaman metrin päässä kotisohvaltani. Tilanteita on moneen lähtöön, haastavista hauskoihin ihmiskohtaamisiin. Onnistuneet asiakaspalvelutilanteet ovat palkitsevia ja motivoivat jatkamaan ja kehittymään vieläkin paremmaksi työssäni. Kun töissä on hauskaa ja kaikilla on kiva fiilis, aistivat asiakkaatkin sen.

Aamupäivän aikana puhelin soi poikkeuksellisen vähän. Kiireisimpinä kausina puhelin saattaa soida lähes taukoamatta. Mitä nämä kaikki päivän mittaan tulleet puhelut sitten pitävät sisällään. Niitähän on hyvinkin monenlaisia. Esimerkiksi tänään on soitettu ja kysytty meidän vastaanottohinnoistamme, asiakastilin avaamisesta, tarkennusta laskuun yms. Välillä kohtaa puhelimessa myös tuohtuneita ihmisiä. Näissä tilanteissa yritän muistaa, että tehtäväni ei ole ensi hetkessä selvittää asiakkaalle syitä tilanteen syntyyn tai miten sen olisi voinut välttää, vaan mietitään yhdessä, miten tilanne voitaisiin ratkaista.

Yhdessä tämän päivän puhelussa asiakas kertoi heillä työn alla olevasta purkukohteesta ja tiedusteli jätteiden mahdollista vastaanottoa meidän pihallamme Kilpilahdessa. Keskusteltiin vähän tarkemmin mitä materiaaleja kohteesta syntyy ja kuinka ne olisivat järkevintä meille toimittaa. Itselleni monet materiaalit ja tuotteet ovat edelleen vieraita, joten kysyn usein neuvoa kollegalta tai hyödynnän meidän kotisivuillamme olevia kierrätysohjeita. Teamsin ja muidenkin sähköisten järjestelmien käytön yleistyessä, apua ja tietoa on onneksi saatavilla hyvinkin nopeasti ja näin ollen asiakkaiden pulmat saadaan usein ratkaistua ripeästi. Jätteiden lajittelu on ehdottomasti kaiken A ja O. Lajittelulla asiakas pystyy säästämään rahaa jätteiden vastaanottohinnoissa ja materiaalit saadaan paremmin uusiokäyttöön. Tämänkin päivän puhelussa keskustelimme juuri näistä aiheista.

Yhtäkkiä huomasin, että kello olikin jo yli puolenpäivän ja perinteisesti olin unohtanut käydä lounaalla. Kuten varmasti monet etätöitä tekevät ovat huomanneet, niin lounasaikatauluista saattaa välillä vahingossa lipsua, kun töihin uppoutuu niin intensiivisesti. Varsinkin, kun ei ole työkaveria vieressä, jonka kanssa sopisi ne lounastreffit. Ei siis auttanut muu, kuin ryhtyä lounaan tekoon, jotta jaksaisi painaa vielä loppupäivän aktiivisesti töitä.

Loppupäivä menikin puhelinta päivystäessä, sähköpostin tyhjentämisessä ja viesteihin reagoidessa. Myös laskutukseen liittyvät hommat pitivät minut sopivan kiireisenä koko päivän, suhteellisen rauhallisesta päivästä huolimatta.

Jokaisen työpäiväni tavoitteena on, että saisin hoidettua ja reagoitua kaikkiin päivän aikana saapuneisiin sähköposteihin, eikä päivän lopuksi sähköpostissa roikkuisi tekemättömiä hommia. Aina kaikki asiat eivät välttämättä ratkea saman päivän aikana, vaan vaativat hiukan enemmän selvittelyä tai ovat riippuvaisia jostakin toisesta tahosta. Päivän päätteeksi kuitenkin kertaan vielä keskeneräiset asiat ja teen niistä itselleni muistiinpanot seuraavaa työpäivää varten. Tämä edesauttaa sitä, että vapaa-ajalla saan nollattua pääni aivan täysin, eikä tarvitse ajatella työasioita.

On ollut muuten hienoa huomata, kuinka tämän uuden työn myötä myös ajatukseni ja ennakkoluuloni jätealaan sekä kierrätykseen ovat täysin muuttuneet. Olen tajunnut sen, kuinka pystyn myös omalla toiminnallani edistämään kiertotaloutta ja ehkäisemään ympäristön pilaantumista. Tai ainakin haluan uskoa, että jopa minun pienet tekoni ja ratkaisuni voivat vaikuttaa positiivisesti ja niilläkin on merkitystä tässä suuressa maailmassa. Olen hankkinut kotiini hiukan enemmän roska-astioita, jotta jätteiden lajittelu onnistuisi pienellä vaivalla. Perheessäni onkin huomattu, että eipä se niin työlästä olekaan. Saattaa myös olla, että olen hiukan yrittänyt tartuttaa ajatusta myös läheisilleni, ilman ahdistavaa painostusta tietenkin.

Ennen kuin huomasinkaan, kello olikin jo neljä, joten työpäiväni alkoi olemaan pulkassa. Vaikka jokaisessa työpäivässä on toistuvia rutiinihommia, jotka tulee hoitaa, niin yksikään työpäivä ei kuitenkaan ole täysin samanlainen. Tämä onkin myös yksi niistä asioista, joista olen ehdottomasti Revanssilla työskennellessäni nauttinut.

Kaikesta edellä mainitusta huolimatta on kuitenkin tärkeä huolehtia myös riittävästä palautumisesta ja näin ollen odotankin jo kahden viikon päästä alkavaa kesälomaani innolla!

 

Mari Uusitalo
Asiakaspalvelupäällikkö
Revanssi Oy