Tuskainen ja liian mystinen siirtoasiakirja – Sähköiset siirtoasiakirjat ja Revanssin käytännöt

Siirtoasiakirjat ovat olleet osana jätehuollon arkea jo kymmenisen vuotta. Kokemuksesta voin sanoa, että se ei ole ikinä ollut luonteva osa jätteen matkaa sen tuottajalta vastaanottopisteelle. Tämä kokemus kattaa niin jätteen tuottajan, kuljettajan sekä viime aikoina pääasiassa vastaanottopään roolissa. Satunnaisesti toki vieläkin kuljettajana. Vuosikymmenen jälkeenkin tuntuu että moni ei ymmärrä jätteen siirtoasiakirjan tarkoitusta, ja se heijastuu sen käyttöön matkan aikana.

Muistin virkistykseksi, siirtoasiakirjan täyttämisen pitäisi aina alkaa siinä vaiheessa kun lava otetaan kyytiin. Paperissa on tällöin lähtöpään tiedot kuten yritys, osoite ja vastuuhenkilön tiedot ja allekirjoitus, sekä toki tieto mitä on lavan kyydissä. Käytännöstä tiedetään, että erityisesti sen lähtöpään henkilön allekirjoitus on useimmiten vaikea saada, mutta valtakirjalla voi sopia että kuljettaja kuittaa kohdan. Siirtoasiakirjan kopion pitäisi jäädä aina jätteen tuottaneelle yritykselle tai jossain vaiheessa toimittaa heidän säilytettäväksi, sekä myös kuljetusliikkeelle ja vastaanottajalle. Arkistoaikana kolme vuotta.

Nyt kun tiedetään miten kuvion pitäisi mennä, niin käytäntö on sitten paljon kirjavampaa. Vielä ennen tätä vuotta oli hyvinkin yleistä, että vaa’alle saapui kuski joka pyysi tyhjän siirtoasiakirjapohjan täytettäväksi kippauksen yhteydessä. Vieläkin käy liikaa. Näissä tapauksissa erityisesti jää lähettäjän tiedot kohtalaisen vajaiksi. Todettakoon myös, että koko dokumentin varsinainen tarkoitus jää välistä, eli jätteen kuljetuksen aikainen seuranta ei toteudu. Valppaampi konstaapeli voisi siis sakottaa kuljettajaa puutteellisista asiakirjoista.

Vastaanottajana Revanssi ei ole se taho joka siirtoasiakirjaa vaatii, vaikkakin niitä tyhjiä pohjia olemme tarjonneet ja tykkäämme niistä punnittaessa muistuttaa. Lähtökohtaisesti jätteen tuottajan pitäisi hoitaa siirtoasiakirja kuntoon ennen kuljetusta, mutta käytännössä se vastuu on langennut pitkälti kuljetusliikkeelle. Seuraamme niiden täyttämistä vaa’alla koska meidänkin pitää niitä säilyttää, mutta siirtoasiakirja on viranomaisen ja lain vaatima dokumentti jätteen tuottajalle tai sovittaessa kuljettajalle.

Aasinsiltana vastuukysymyksestä voidaankin siirtyä sähköisiin siirtoasikirjoihin. 1.1.2022 toi tullessaan sähköiset siirtoasiakirjat pakollisiksi kaikkiin kuljetuksiin joista aiemmin vaadittiin paperinen. Pakollisuuteen on asetettu kevennyksiä, sillä jos sähköiseen järjestelmiin ei ole edellytyksiä niin paperista saa edelleenkin hyödyntää. Koska tuota pykälää ei ole tarkennettu, niin se ei kiellä täyspäiväisesti paperisen käyttöä, mutta se tarkoittaa pääasiassa sähköisen järjestelmän hetkellistä kaatumista eikä niinkään halua olla käyttämättä sellaista.

Suurin syy sähköiseen järjestelmään on viranomaisen halu päästä helpommin käsiksi siirtoasiakirjojen tietoihin, jotka aiemmin ovat olleet mapeissa pölyttymässä. Tai autojen hyteissä. Sähköisiä siirtoasiakirjoja on toki ollut jo vuosia olemassa, mutta nyt 1.9. alkaen tiedot pitäisi viedä SIIRTO-rekisteriin, jotta viranomainen pääsee niitä seuraamaan. Kaikki sinne vaadittu tieto on mahdollista syöttää suoraan heidän palveluun, mutta sähköisten siirtoasiakirja sovellusten tarkoitus on viedä se oleellinen tieto automaattisesti. Tuottaja/kuljettaja joutuu tiedon syöttämään jo tyhjennyksen yhteydessä, joten kun se on jo sähköisessä muodossa niin tietoa ei tarvitse enää uudestaan viedä. Jos siirtoasiakirja täytetään paperille, niin pelkästään skannaamalla ei pääse SIIRTO-rekisteri velvoitteesta. Olen jo muutamaan otteeseen kuullut vitsin että eikö sähköposti ole sähköinen, heheh. Painotan tässä vaiheessa että rekisteriin viemisen velvoite on siis ensisijaisesti jätteen tuottajalla tai sovittaessa kuljetusliikkeellä. Emme vastaanottajana ole velvollisia siirtämään kyseisiä tietoja.

Lähdimme alkuvuodesta sillä ajatuksella, että voisimme kenties tarjota jätteen tuojille mahdollisuuden hyödyntää Materialportia sähköisenä siirtoasiakirjaa, sillä onhan siinä sisäänrakennettu ominaisuus ja linkittyy vahvasti ennakkoilmoituksen mahdollisuuteen. Kuitenkin samalla suosittelemme myös muiden kaupallisten ratkaisujen selvittämistä, sillä en ollut itse täysin vakuuttunut, että Materialport olisi se paras ratkaisu tuojien tai meidän näkökulmasta. Lisää tästä kohtapuolin. Lähdimme vahvasti ohjaamaan tuojia siirtymään sähköiseen maailmaan, jotta kaikki olisi valmista SIIRTO-rekisteriä ajatellen. Tästä syystä otimme melkein ensimmäisten vastaanottajien joukossa suuren suosion saaneen 50€ maksun paperisen siirtoasiakirjan toimittamisesta. Tällä oli tarkoitus ohjata sähköiseen, mutta samalla kustantamaan turha työ meidän päässä kun kerta piti kuitenkin syöttää paperisen tiedot järjestelmään. Myös paperinen pitää skannata ja liittää siirrettäväksi. Tämä kaikki siis sillä ajatuksella, että Revanssi olisi siirtänyt kaikki tarvittavat tiedot rekisteriin.

Kuluneen vuoden aikana sähköisen siirtoasiakirjan kanssa toimiminen alkuperäisellä ajatuksella on opettanut sen, että jos saisin palata takaisin vuoden, niin olisimme ilmoittaneet heti että Revanssi ei tulisi tarjoamaan siirtoasiakirjapalvelua. Tämä päätös olisi ohjannut toimijoita nopeammin oikeaan suuntaan, ja vähentänyt suoraan sanottuna säätöä mitä tämän ympärillä on nyt ollut. Hyvällä tarkoituksella olimme liikenteessä, mutta tämän palvelun tarjoaminen ei ollut enää sama asia kun ilmaisten pohjien tarjoaminen vaaoilla.

Syy miksi olemme päättäneet lopettaa palvelun kokonaan voi kiteyttää ylläpitoon ja tekniseen tukeen. Kun siirtoasikirjavelvollinen ostaa palvelun joltain sähköisen palvelun tarjoajalta, niin he saavat täyden oikeuden ylläpitää omia tietojaan. Tuottaja voi jakaa palvelun haluamalleen kuljetusliikkeelle ja tiedot ovat aina ajantasalla. Kuljetusliike taas tietää omat asiakkaansa ja voi päivittää tietoja suoraan sovellukseen ilman suurempia haasteita. Taas jos käytetyssä sovelluksessa on tekninen ongelma niin soitto tai sähköposti palvelun tarjoajaan niin ongelmat ratkeavat suoraan. Palvelut voi myös alkuun valita omien tarpeiden mukaan jos on vaikka ajon hallintaa tai muuta palvelua minkä siirtoasiakirjan lisäksi tarvitsee.

Nykymallissa Materialportin kautta tiedon ylläpito ja tekninen tuki lankeaa meille. Tiedon ylläpidossa tajusimme hiljalleen millainen työnsarka siitä oli muodostumassa jotta kaikki oleellinen tieto SIIRTO-rekisteriä varten olisi kunnossa. Kaikki tieto riippumatta olemmeko sopimus-suhteessa jätteen tuottajaan tai ei. Ennen vanhaan jos kuljetusliike toi oman asiakkaansa jätettä, riitti kun sanoi viitteen jolla laskusta erotti kenelle lähtisi jatkolasku. Nykymaailmassa tämä ei riitä, vaan ennakkoon pitäisi kertoa asiakkaansa y-tunnus, osoite, yhteyshenkilö jne. Joka ikiseltä asiakkaalta jonka kautta tulee siirtoasikirjan vaativaa materiaalia. Tämän tiedon ylläpito ei ole käyttäjällä, vaan hallinnoidaan Revanssin asiakaspalvelun kautta sillä muuta mahdollisuutta ei ole. Kuten muiden palveluntarjoajien osalta, päätimme veloittaa myös lisenssimaksun kattamaan työn määrän, sekä itse palvelun kustannuksia. Koska ennakkoilmoittaminen, ja sitä kautta siirtoasiakirjan täyttö on mahdollista ilman järjestelmässä olevaa tietoa niin maksullisten käyttäjien määrä jäi kaikkien tuojien määrään nähden hyvin pieneksi. Toki tällöin meidän hallinnan osuus jää pieneksi, mutta ei kuitenkaan järjestelmän kustannusten osalta, joka on mitoitettu kaikkien tuojien mukaan.

Toinen pääsyy, eli tekninen tuki on ollut haasteellinen. Käytti Materialportia Revanssin palveluna, tai ilman sopimussuhdetta niin olettamus on varmasti ollut, että teknistä tukea saa jos jokin palvelussa on mennyt vikaan. Ongelmakohdat ovat voineet johtua joko järjestelmästä, mutta aina on myös ollut käyttäjän virheen mahdollisuus. Toki kaikki ongelmat ollaan ratkottu mahdollisuuksien mukaan, mutta sitä ollaan tarjottu niin järjestelmästä maksaville kuin kaikille muille tuojille. Koska vastuu siirtoasiakirjasta on siinä lähtöpäässä niin ollaan todettu tämä yhdeksi syyksi miksi emme palvelua tarjoa jatkossa, sillä se ei ole meidän toiminnan keskeinen osa.

Viimeinen tärkeä syy on itse SIIRTO-rekisteri ja sinne toimitettavan tiedon vastuiden epäselvyys. On hyvin vaikea hallinnoida kenen tietoja sinne toimitamme, ja kenen ei. Viranomainen on moneen otteeseen painottanut, että eivät halua sinne ilmoitettavan tietoja samasta kuormasta moneen kertaan. Jotta emme sekoita tilastointia omalta osaltamme, on helpompaa että Revanssi ei siirrä näitä tietoja.

Loppukaneettina voisin todeta oman suosituksen siirtoasiakirjoihin. On mahdollista, että suuremmilla jätteen tuottajilla on omat käytännöt siirtoasiakirjoihin, mutta uskoisin, että valtaosa luottaa kuljetusliikkeen ammattitaitoon tämän asian kanssa. Se myös tuntuu luontevalta, koska kuljetusliikkeet palvelevat monia asiakkaita jolloin sama sovellus palvelee monia. Ymmärrän, että tämä on ylimääräinen kustannus palvelun hankinnan ja vaadittavien laitteiden osalta. Tässä on jätteen tuottajan ja kuljetusliikkeen välillä hyvä olla se ymmärrys että ensisijainen vastuu siirtoasiakirjasta on jätteen tuottajalla. Joten jos palvelu ulkoistetaan kuljetusliikkeelle, niin palvelusta tulisi toki maksaa kun se on yhtä suuri osa palvelua kuin itse ajosuoritus ja osa kulurakennetta.

Jos jokin asia askarruttaa, niin allekirjoittaneelta voi tiedustella lisää. Aktiivista kokemusta näistä asiosta löytyy niin kuljetuspuolelta siirtarin käyttäjänä, kuin myös jätteen lähettäjänä.

Ohessa myös listaus tuntemistani siirtoasiakirjapalveluista, joista voi löytää parhaan itselle. Voi olla monia muitakin, mutta nämä on tullut aiemmin vastaan. Aakkosjärjestyksessä: LogiApps,  Pinja, Vingo ja ZeroWaste.

Christian Hindersson
Revanssi Oy
Tuotantopäällikkö
christian.hindersson@revanssi.fi
puh. 040 415 2824