Tietosuojaseloste – markkinointirekisteri

Tietosuoja-asetuksen (EU) 2016/679 mukainen informointidokumentti.

Rekisterinpitäjä  
Revanssi Oy
Y-tunnus: 2838893-2
Kilpilahdentie 200
06830 Kulloonkylä

Rekisteriasioista vastaava taho     
Asiakaspalvelupäällikkö Mari Uusitalo
Asiakaspalvelu
asiakaspalvelu@revanssi.fi
Tietosuojavastaava Mari Uusitalo
Sähköposti: mari.uusitalo@revanssi.fi
Puhelin: 050 570 3704

Lailliset perusteet ja käyttötarkoitukset henkilötietojen käsittelylle

Henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn yksiselitteisen suostumuksen tai perustuen rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun. Henkilötietoja käsitellään seuraaviin tarkoituksiin:

• Asiakasviestintä;
• Suoramarkkinointi ja muu kohdennettu markkinointi;
• Myynnin yhteystietojen hallinnointi.

Käsiteltävät henkilötiedot   

Yllä mainittujen käsittelyn tarkoitusten toteuttamiseksi rekisteröidystä käsitellään seuraavia tietoja:

Perustiedot kuten:

• Henkilön nimi
• Yhteystiedot (kuten osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite)
• Yhteisöä edustettaessa rekisteröidyn työnantajaa sekä asemaa tai tehtävää yhteisössä koskevat tiedot

Perustietojen lisäksi markkinointirekisterissä käsitellään markkinoinnin toteuttamiseen ja myyntitapaamisiin liittyviä tietoja, kuten tietoja myyntiin tai myyntihankkeisiin liittyvistä tapaamisista, puheluista ja muista keskusteluista, mukaan lukien sähköpostikeskusteluista; tietoja koskien toteutettuja markkinointitoimia; sekä verkkoselailutietoja.

Lisäksi rekisteri sisältää tiedot rekisteröidyn antamista suoramarkkinointiluvista tai -kielloista.

Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään, esimerkiksi erinäisissä viestintätilanteissa puhelimen tai sähköpostin välityksellä tai tämän liittyessä Revanssin postituslistalle Revanssin verkkosivuilla, taikka markkinointiarpajaisten tai muiden vastaavien tapojen avulla.

Revanssin työntekijät kirjaavat aktiivisessa vaiheessa olevien myyntihankkeiden kannalta olennaiset kontaktit markkinoinnin tietokantaan.

Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää myös rekisterinpitäjän ja sen kanssa kulloinkin samaan konserniin ja samaan taloudelliseen yhteenliittymään kuuluvien yhtiöiden muista rekistereistä rekisterinpitäjän oikeutetun edun laajuudessa tai mikäli rekisteröity on antanut tähän suostumuksensa sekä henkilötietoja koskevia palveluja tarjoavilta viranomaisilta ja yrityksiltä, kuten Suomen Asiakastieto Oy:lta niissä rajoissa, kun näillä tahoilla on oikeus luovuttaa tietoja suoramarkkinointitarkoituksiin.

Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Rekisterinpitäjä voi siirtää rekisteröityjen henkilötietoja kolmansille osapuolille tässä dokumentissa kuvattujen käsittelyn tarkoitusten toteuttamiseksi siten, kuin alla on täsmennetty. Kun henkilötietoja siirretään taholle, joka käsittelee henkilötietoja rekisterinpitäjän puolesta (eli henkilötietojen käsittelijälle), on rekisterinpitäjä muun muassa sopimuksellisin järjestelyin varmistunut siitä, että henkilötietoja käsitellään vain rekisterinpitäjän antamien kirjallisten ohjeiden perusteella ja vain niihin käsittelyn tarkoituksiin, jotka tässä tietosuojaselosteessa on määritelty, ja että pääsy henkilötietoihin on rajoitettu vain sellaisiin henkilöihin, joilla on tehtäviinsä liittyvä tarve saada pääsy henkilötietoihin.

Rekisterinpitäjä voi siirtää henkilötietoja henkilötietojen käsittelijöille sellaisten palveluiden tai tehtävien toteuttamiseksi, jotka rekisterinpitäjä on näille osoittanut. Henkilötietojen käsittelijöiden tehtävät liittyvät esimerkiksi tietojärjestelmien ja ohjelmistojen tarjoamiseen ja ylläpitämiseen sekä muiden tietojenkäsittelypalveluiden tarjoamiseen, taikka markkinointipalveluiden tuottamiseen tai muihin vastaaviin, myyntiin ja markkinointiin kiinteästi liittyviin tehtäviin.

Mikäli rekisterinpitäjä myy liiketoimintansa tai sen osan tai muutoin järjestelee liiketoimintaansa, voi rekisterinpitäjä luovuttaa henkilötietoja ostajille ja näiden neuvonantajille kulloinkin voimassa olevaa lainsäädäntöä noudattaen.

Henkilötietoja säilytetään Euroopan talousalueella (ETA) sijaitsevilla palvelimilla.

Henkilötietojen suojauksen periaatteet

• Manuaalinen aineisto: Manuaalisesti käsiteltävät, rekisteröityjen tietoja sisältävät asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa siten, että asiattomilta on niihin pääsy estetty.
• Sähköisesti käsiteltävät tiedot: Tietokannat, joihin markkinointirekisterin tietoja tallennetaan, ovat palomuurein, salasanoin ja muin teknisin keinoin suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa.

Rekisterinpitäjä huolehtii, että ainoastaan niillä rekisterinpitäjän työtekijöillä ja rekisterinpitäjän lukuun toimivien yritysten työntekijöillä on pääsy tietoihin, joille se heidän työtehtäviensä hoitamisen vuoksi on tarpeen.

Henkilötietojen säilytysaika 

Henkilötietoja säilytetään niin kauan, kuin on tarpeen tässä tietosuojaselosteessa mainittujen henkilötietojen käsittelyn tarkoitusten toteuttamiseksi. Henkilötietojen säilytysajat määräytyvät seuraavien perusteiden mukaisesti:

• Rekisteröidyn henkilötietoja säilytetään niin kauan, kuin rekisterinpitäjän oikeutetun edun voidaan perustellusti katsoa olevan voimassa. Oikeutetun edun voimassaolon rekisterinpitäjä määrittelee esimerkiksi rekisterinpitäjän verkkopalveluiden käytön ja rekisteröidyn sekä rekisterinpitäjän välisen yhteydenpidon, kuten aktiivisessa vaiheessa oleviin myyntihankkeisiin liittyvän yhteydenpidon, perusteella.
• Rekisteröidyn tiedot poistetaan rekisteristä, kun tämä peruuttaa markkinointisuostumuksensa tai vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin. Tällöin rekisterissä säilytetään kuitenkin suoramarkkinoinnin kieltoa koskeva tieto.
• Rekisteröidyn tiedot poistetaan rekisteristä, mikäli rekisteröity on pyytänyt tietojensa poistoa, eikä rekisterinpitäjällä ole muuta perustetta henkilötietojen käsittelylle.

Vanhentuneet ja poistettaviksi merkityt tiedot poistetaan säännöllisten tietokanta-ajojen yhteydessä.

 

Rekisteröidyn oikeudet

EU:n tietosuoja-asetus takaa rekisteröidylle useita oikeuksia, joita käyttämällä rekisteröity voi itse useissa tilanteissa määrätä henkilötietojensa käsittelystä. Rekisteröity voi käyttää seuraavia oikeuksia suhteessa Revanssiin niiltä osin, kuin Revanssi toimii rekisterinpitäjänä kyseisille rekisteröidyn henkilötiedoille.

• Tarkastusoikeus: Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, käsitteleekö rekisterinpitäjä häntä koskevia tietoja, sekä oikeus tarkastaa rekisterinpitäjän hänestä käsittelemät tiedot. Rekisterinpitäjä voi pyytää rekisteröityä täsmentämään tarkastusoikeutta koskevaa pyyntöään mm. tietojen toimittamista koskevien yksityiskohtien osalta.
• Oikeus oikaista tiedot: Rekisteröidyllä on oikeus oikaista rekisterinpitäjän hänestä käsittelemät, virheelliset tiedot, tai täydentää rekisterinpitäjän hänestä käsittelemiä puutteellisia tietoja.
• Oikeus tulla unohdetuksi: Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterinpitäjää poistamaan häntä koskevat henkilötiedot, ja rekisterinpitäjällä on velvollisuus poistaa tällaiset tiedot, mikäli henkilötietojen käsittelylle ei ole enää laillista perustetta, tai henkilötietojen säilyttämiseen liittyvä, rekisterinpitäjää velvoittava lainsäännös tai sopimusvelvoite on päättynyt tai rekisteröity peruuttanut tietojen käsittelyä koskevan suostumuksensa.
• Käsittelyn rajoittaminen: Rekisteröidyllä voi tietyissä lakisääteisissä tapauksissa olla oikeus saada rekisterinpitäjän rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä.
• Oikeus siirtää tiedot: Rekisteröidyllä voi tiettyjen lakisääteisten edellytysten vallitessa olla oikeus saada rekisterinpitäjältä rekisterinpitäjän hänestä käsittelemät tiedot yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle alkuperäisen rekisterinpitäjän estämättä.
• Suoramarkkinointi ja oikeus kieltää henkilötietojen käsittely suoramarkkinointitarkoituksiin: Rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä henkilötietojaan suoramarkkinointitarkoituksiin. Jos rekisteröity on antanut rekisterinpitäjälle suostumuksensa sähköisen suoramarkkinoinnin lähettämiseen, voi rekisteröity perua suostumuksensa koska tahansa.

Rekisteröity voi tietyissä tapauksissa tarkastaa ja oikaista tietojansa Revanssin asiakaspalvelun kautta. Tietojen poistamista tai siirtämistä taikka käsittelyn vastustamista koskevat pyynnöt tulee esittää Revanssin asiakaspalvelulle.

Revanssi ryhtyy toimenpiteisiin rekisteröidyn pyynnön perusteella viivyttelemättä, ja toimittaa rekisteröidylle tiedot oikeuksien käyttöä koskevista toimenpiteistä pääsääntöisesti kuukauden kuluessa rekisteröidyn pyynnön vastaanottamisesta.

Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle rekisterinpitäjän henkilötietojen käsittelystä. Valitus tehdään toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, Suomessa tietosuojavaltuutetulle tämän antamien ohjeiden mukaisesti. Tästä tietosuojavaltuutetun verkkosivuille.